Autoresponder jest usługą, która umożliwia automatyczne wysyłanie zdefiniowanej odpowiedzi na przesłane wiadomości e-mail. Może to być na przykład potwierdzenie odebrania wiadomości lub aktualny cennik, który klient otrzyma po przesłaniu dowolnej wiadomości na dany adres itp. Ustawia się go na czas nieokreślony z możliwością określenia odstępu czasu, co jaki system wyśle ponowną odpowiedź w przypadku ponownego otrzymania wiadomości od tego samego nadawcy.
Podobną usługą są tzw. wiadomości urlopowe. Konfiguruje się je jednak tak, by działały przez określony czas - na przykład właśnie podczas naszego urlopu, kiedy nie odczytujemy poczty firmowej i w odpowiedzi wskazujemy inną osobę do kontaktu.
Aby utworzyć autoresponder należy zalogować się do panelu DirectAdmin i wybrać opcję „Autorespondery” w zakładce „Zarządzanie pocztą E-mail”. Aby utworzyć wiadomość urlopową, klikamy pozycję niżej - na opcję „Wiadomości urlopowe”.
Po wybraniu odpowiedniego odnośnika, otworzy się strona, na której znajduje się lista wszystkich aktywnych autoresponderów lub wiadomości urlopowych. Aby utworzyć nową wiadomość, należy wybrać odnośnik ponad listą - „Utwórz autoresponder” lub „Ustaw wiadomość urlopową”.
Kolejne okna są do siebie podobne, różniąc się tylko kilkoma opcjami. W przypadku tworzenia wiadomości urlopowej występuje sekcja służąca wprowadzeniu daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Z kolei okno tworzenia autorespondera posiada opcję automatycznego wysyłania kopii wiadomości na inną skrzynkę.
Poniżej widoczne są oba okna:
Sekcja „Adres respondera”/„Konto wiadomości urlopowej” pozwala określić której ze zdefiniowanych na serwerze skrzynek poczty elektronicznej ma dotyczyć tworzone narzędzie. Przy tworzeniu autorespondera należy wpisać pierwszą część adresu (przed znakiem @), a przy tworzeniu wiadomości urlopowej wyboru dokonujemy z rozwijanej po kliknięciu listy.
Przedrostek tematu określa przedrostek, który zostanie dodany do tematu wiadomości zwrotnej do osoby nadsyłającej wiadomość.
Content-Type określa czy wiadomość zwrotna ma być wysłana jako zwykły tekst (text/plain), czy jako kod HTML (text/html). Zwykle wybiera się opcję zwykłego tekstu.
Okres urlopu (Vacation Period) (opcja dostępna tylko dla wiadomości urlopowej) pozwala określić przedział czasowy, w którym będą wysyłane automatyczne wiadomości.
Częstotliwość odpowiedzi pozwala określić przedział czasowy, jaki musi upłynąć między wiadomościami od tego samego nadawcy, zanim powtórnie zostanie nadana wiadomość zwrotna.
Pole „Wiadomość respondera”/„Wiadomość urlopowa” pozwala samodzielnie skomponować treść odsyłanego e-maila. W przypadku wiadomości urlopowej w dobrym tonie jest poinformowanie o planowanym terminie zakończenia urlopu oraz wskazanie osoby, z którą zamiennie można kontaktować się w tym okresie w ważnych sprawach.
Po zaznaczeniu opcji "Wyślij kopię DW do" (dostępnej wyłącznie dla autorespondera), możliwe jest podanie adresu e-mail, pod który przesłana zostanie kopia wiadomości.
Zatwierdzenie wprowadzanych danych odbywa się poprzez kliknięcie przycisku „Utwórz” dla wiadomości urlopowej i „Zapisz” dla autorespondera.